バックオフィスDXで変わる！総務・人事業務の効率化とオフィスサイネージ活用法

近年、働き方改革や人材不足といった課題に対応するため、多くの企業が「DX（デジタルトランスフォーメーション）」の推進を加速させています。その中で見落とされがちなのが、総務・人事などのバックオフィス部門です。直接的な収益には結びつきにくいと考えられる一方で、企業全体の生産性や業務効率を支える基盤として、DXによる変革がいまこそ求められています。
当記事では、バックオフィスDXの基本的な考え方から、具体的なメリット、そして比較的採り入れやすいツールとして、クラウド型デジタルサイネージ「クラモニ」　について解説します。

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、単にアナログな業務をデジタル化する「IT化」とは異なる概念です。DXは、デジタル技術を活用して、業務プロセスそのものを根本から見直し、組織やビジネスモデルを変革していくことを指します。
では、なぜ今、バックオフィスDXがこれほどまでに重要視されているのでしょうか。その背景には、以下のような社会的な課題があります。

複雑化・老朽化した既存システム（レガシーシステム）が、デジタル化を阻害し、企業の競争力低下を招くという経済産業省が提唱した問題。バックオフィス業務の多くは、こうしたレガシーシステムやアナログなプロセスに縛られていることが少なくありません。

リモートワークやハイブリッドワークが普及し、社員一人ひとりの働き方が多様化しました。これに伴い、社内情報共有や勤怠管理などのバックオフィス業務も、柔軟な対応が求められるようになりました。

少子高齢化による労働力不足が深刻化する中、限られたリソースで企業活動を維持・発展させるためには、非効率な業務を排除し、生産性を向上させる必要があります。

バックオフィスDXは、これらの課題に対応するための強力な武器となります。クラウドサービス、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション～事務作業の自動化）、AI-OCR（アーティフィシャル・インテリジェンスーオプティカル・キャラクター・レコグニション～人口知能を活用した光学文字認識）、電子契約などの技術を活用することで、これまで当たり前とされてきた業務のあり方を根本から変えていくことができるのです。

バックオフィスDXを実践することで、企業は多岐にわたるメリットを享受できます。

非効率な紙業務・手作業の排除

紙ベースでの申請書、契約書のやり取りや、手作業でのデータ入力といった非効率な業務は、時間とコストを浪費するだけでなく、人的ミスの温床となります。DXによってこれらをデジタル化することで、大幅な業務効率化とコスト削減を実現できます。

人的ミスの削減とコスト削減

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション～事務作業の自動化）やAI-OCR（アーティフィシャル・インテリジェンスーオプティカル・キャラクター・レコグニション～人口知能を活用した光学文字認識）を導入すれば、請求書や経費精算書のデータ入力を自動化でき、手入力によるミスをゼロに近づけられます。また、ペーパーレス化は印刷コストや郵送費の削減に直結し、企業の利益向上にも貢献します。

働き方の柔軟性向上

クラウド型の勤怠管理システムやワークフローを導入すれば、社員は場所を選ばずに申請や承認作業を行うことができ、リモートワークでも円滑な業務遂行が可能になります。これにより、社員のワークライフバランスが向上し、企業全体のエンゲージメント向上にも繋がります。

実際に、多くの企業が勤怠管理システムをクラウド化し、情報共有ツールを導入することで、バックオフィス業務の劇的な改善を達成しています。

バックオフィスDXの成功には、業務プロセスの改革だけでなく、社員一人ひとりへの情報共有とコミュニケーションの強化が不可欠です。しかし、働き方が多様化する現代において、社内報やメールだけでは情報が十分に伝わらないという課題が顕在化しています。

そこで注目されているのが、オフィスサイネージです。オフィスサイネージは、オフィスの共有スペースなどに設置されたディスプレイを通じて、社員にタイムリーな情報を発信するツールです。デジタルサイネージがバックオフィスDXに貢献する主な理由は以下の通りです。

情報共有・周知の迅速化

社内掲示板のように、物理的な紙のポスターを貼り替える手間がなく、リアルタイムで情報を更新・発信できます。これにより、全社員への迅速な周知が可能となり、情報格差の解消に繋がります。

多拠点・リモート環境への対応力

複数の拠点を持つ企業でも、クラウド型のサイネージを使えば一元管理が可能となります。また、オフィスだけでなく、社員のPCやスマートフォンにも情報を配信できるサービスもあり、リモートワーク中の社員にも重要な情報を確実に届けられます。

働き方改革を支えるツールとしての価値

オフィスサイネージは、単なる情報伝達ツールではありません。企業のビジョンや経営メッセージを共有したり、社員の活躍を紹介したりすることで、組織の一体感を醸成し、エンゲージメントを高める効果も期待できます。

バックオフィスDXを推進し、社内コミュニケーションを強化する上で、当社が提供するクラウド型デジタルサイネージ「クラモニ」　が強力なツールとなります。
「クラモニ」は、以下のような特長を持つサービスです。

「クラモニ」は、お手元のパソコンから、全国の拠点や社内の複数のか所に設置されたモニターを遠隔で自在に管理できるクラウド型デジタルサイネージです。

画像や映像はもちろん、PDFやWEBページもそのまま簡単に登録可能。幅広いファイル形式に対応し、多彩なコンテンツを自由に配信できます。​

スケジュール管理や情報更新の手順もシンプル、複数拠点の管理もスムーズに。
誰でも迷わず直感的に操作できる設計で、日々の運用負担を軽減します。

「クラモニ」は、クラウド型デジタルサイネージとして、簡単に導入できる上、多拠点を一括で管理できる柔軟性を備えています。専用の管理画面からインターネット経由でコンテンツを更新できるため、本社にいながら全国の拠点や部署に情報を即時配信可能です。紙の掲示やメール配信と比べ、情報の到達率・鮮度・統一性が格段に向上します。

「クラモニ」は、設置場所や用途に応じて選べる３つのラインナップをご用意しています。
コンパクトで省スペースなタブレット型と、大画面モニターにも対応可能なSTB（セットトップボックス）型など、用途に合わせて最適なモデルをお選びいただけます。

バックオフィス部門では、日々多様な情報を社内に伝達する必要がありますが、掲示板や紙資料では更新の遅れや伝達漏れが起こりやすく、担当者の負担も大きくなりがちです。「クラモニ」を活用すれば、以下のような効果が得られます。

情報周知の自動化
人事制度の変更、福利厚生の案内、社内イベントの告知などを、スケジュール設定で定期配信。情報が確実に届き、掲示の張替え作業も不要になります。

社員教育の均質化
研修動画や操作マニュアルを繰り返し表示することで、時間や場所に縛られずに学習機会を提供。新人研修からコンプライアンス教育まで幅広く活用できます。

緊急連絡の即時配信
災害やシステム障害などの緊急情報も、数クリックで全拠点へ一斉表示。迅速な対応につながります。

株式会社ツクイ様
全国770以上の介護施設にクラモニを導入。紙掲示では届きにくかった本社からの重要情報を均一に共有できるようになり、掲示作業の負担も大幅に軽減しました。地域や施設ごとに異なる情報を配信できる「グループ配信機能」も活用しています。

▶事例の詳細はこちらからご覧ください

デジタル庁様
本庁舎のエレベーターホールなどにクラモニを設置し、案内表示のクラウド化を実現。更新やメンテナンスの工数を削減できただけでなく、設置場所を執務室や大臣室へ拡大するなど柔軟な運用が可能になりました。

▶事例の詳細 インタビューはこちらからご覧ください

バックオフィスDXの推進は、働き方改革や人材不足といった社会的課題への対応だけでなく、企業の持続的な成長においても今後ますます重要になります。

クラウド型デジタルサイネージ「クラモニ」は、情報共有の効率化や社員教育の均質化など、さまざまな側面からバックオフィスDXを加速させる有力なツールです。業務の質とスピードを同時に高める取り組みとして、ぜひ導入をご検討ください。