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リアルイベントの魅力と成功の秘訣:参加者を引きつける企画のコツ

SNSをはじめとしたオンラインでのプロモーションが当たり前の今、あえて「リアルイベント」を開催するメリットとはなんでしょうか。
リアルイベントには、オンラインでは体験できない、人と人との直接的な繋がりや、場の雰囲気をダイレクトに感じられる特別な魅力があります。この記事ではリアルイベントとオンラインイベントの比較や、メリット・デメリットを解説!参加者を引き付けるリアルイベントの企画のコツについて紹介します。

目次

1.リアルイベントとは

リアルイベントとは、
リアル=オフラインで実際に人が集まり、直接対面で行われるイベントのことを指します。

例えば、コンサートや音楽フェス、展示会やファッションショー、スポーツ大会、地域のお祭りなど、リアルイベントにもさまざまな種類があります。イベント参加者が同じ時間と空間・コンテンツを共有し、お互いにコミュニケーションを取りながら体験を共有できるリアルイベントは、その場の熱気を感じやすく、一体感があり、特別な体験を提供できるプロモーションともいえます。

リアルイベントとオンラインイベントの違いを端的に表現すると、
「対面での直接的な交流と感覚体験が可能かどうか」です。

【リアルイベント】
参加者が同じ場所に集まり、直接会ってコミュニケーションを取りながら、
共通の体験を楽しむことができます。
目や耳、手など五感で感じる体験が豊かで、互いの反応をすぐに感じ取ることができるのが特徴です。

【オンラインイベント】
場所に関係なくインターネットを通じて参加できるため、どこにいても簡単にアクセス可能です。
チャットやビデオ通話などのデジタルツールを使って、参加者との交流を活発に行いますが、
直接触れ合う感覚の体験は限られています。

3.リアルイベント・オンラインイベントのメリット

それぞれのメリットを簡単にまとめると以下のような内容があげられます。

■リアルイベントのメリット
・参加者の体験を共有できる: 同じ場所と同じ時間を共に過ごし、参加者同士盛り上がることができる
・直接コミュニケーションできる: 参加者と直接顔を合わせて会話できる
・ブランディングの強化: 会場のデザインや装飾を通じて、
 企業やブランドのイメージを強く印象づけることができる
・実体験の提供: 実際に触れる、味わうなど、五感を使ったリアルな体験が可能で、記憶に残りやすい

■オンラインイベントのメリット
・場所を選ばずアクセスできる: どこからでも参加可能で、世界中から参加者を集めることもできる
・低コストで運営できる: 会場の手配や交通費などが不要で、運営コストを抑えられる
・参加が簡単: 移動の必要がなく、自宅かなどからすぐに参加できる
・技術活用で新体験も可能: メタバースを活用したバーチャル体験・リアルタイムアンケートなど、
 テクノロジーを活用することで新たな体験を提供できる

4.リアルイベント・オンラインイベントのデメリット

■リアルイベントのデメリット
高コスト:会場のレンタル、設備の手配、交通費など、運営に多くの費用が必要です
地理的な制約:遠方の参加者にとってアクセスが難しいことがあります
時間の制約:日程が合わないと参加が難しいことがあります
健康リスク:コロナ禍のように感染症が流行している時期には、人が集まること自体がリスクとなることがあります

■オンラインイベントのデメリット
技術的問題:インターネット接続やシステムのトラブルが発生するリスクがあります
参加者のエンゲージメント低下:画面越しのため、参加者の注意が散漫になりやすい可能性があります
限られた体験:五感をフルに使った体験が難しく、臨場感が欠けることがあります
個人情報のセキュリティ問題:オンライン開催にはセキュリティの懸念が伴います

それぞれメリット・デメリットがありますが、イベント開催の目的やターゲット層や提供したい体験など企画に合わせてどちらが良いか選んでいく必要があります。

5.リアルイベント開催は増加傾向

2024年に発表された「2023年 日本の広告費」によると、「イベント・展示・映像ほか」などのプロモーション広告費が、3,845億円(前年比128.7%)と大きく増加しています。コロナ禍で中止や、小規模での開催を余儀なくされていたリアルイベントが再開し大規模化したことがその理由の一因であるといわれています。

参照:株式会社電通 https://www.dentsu.co.jp/news/item-cms/2024002-0227.pdf

実際に大型テーマパークや新商業施設のオープンなども相次ぎそれに伴うリアルイベント開催が増えていることも感じている方も多いのではないでしょうか。

6.リアルイベントの企画のコツ

リアルイベントを成功させるためには、細やかな計画と参加者の期待を理解することが大切です。
リアルイベント企画を検討する際のコツは、基本的なものですがやはり、
「誰に向けて、どこで、何を体験してもらうのか」をしっかりと考えて計画することがポイントです。

①「誰に向けて」:ターゲットを深堀りする
どのような企画もそうですが、まずはターゲットを明確にする必要があります。
リアルイベントの場合は誰に向けて開催をするのか・そのターゲットは何に関心があり、どんな体験を求めているのかを踏まえて、イベントに魅力的なテーマを設定することが大切です。
例えば季節性やトレンドの要素を取り入れるなど工夫を加えてターゲットを興味喚起します。

②「どこで」:場所を決める
リアルイベントには開催の場所が欠かせません。
どの場所でリアルイベントを実施することでターゲットが参加したくなるのか、
どの場所ならターゲットが特別に感じる体験が提供できるのか、
どの場所ならテーマに沿ったリアルイベントを実現できるのか、を検討しましょう。

例えば、
・特別な場での体験を提供するための空間を選ぶ(夜の水族館・人気ホテルのカフェ etc)
・ターゲットが集まりやすい空間を選ぶ(学生が集まる○○大学の最寄駅・ファミリーが集まる商業施設 etc)

イベント会場として人気のスペースの多くは事前予約で確保されていることも多く、
この場所で開催したい!というアイデアがある場合は早めに打診しておくことも大切です。

③「何を体験してもらうか」:面白い体験要素を考える
リアルならではの体験を提供することで参加者の心に残るイベントになります。
例えばワークショップや体験ブースを設けることで、参加者に実際に何かを体験してもらう機会を提供します。
またその体験を面白くするためにはどのような内容であればよいのか、テーマに合わせてアイデアを追加していきましょう。

例えば、「新商品の試食イベント」を行うとして、
単なる試食品の提供だけではなく、例えばそこに謎解き要素を加えたり、パーティ風にアレンジしたり、投票形式で好きな味を選ぶコンテスト風にしたり、どちらが新商品かあてるゲーム要素をしたり、、、いろいろとテーマに合わせてアレンジできそうです。

このように「提供したい体験」に付加要素を加えていくことがそのイベントの面白さや満足感、またSNSへのシェアなど拡散にもつながっていきます。

7.リアルイベントの開催準備は大変?

リアルイベントの開催準備には、やはり相応の手間がかかります。

例えば、会場選びひとつをとっても、参加者の数やイベントの内容に合わせてアクセスの良い場所を見つけなければならず、これが最初の大きなハードルとなります。

さらに、イベント当日を想像してみてください。

会場は装飾された空間で、それぞれの装飾品がイベントのテーマに沿ったものです。
装飾のためにはイベント開始前、朝早くから集まり、イベント空間を彩る装飾を施していきます。
この作業だけでも、数時間を要することが少なくありません。

そしてイベントが始まれば、
・受付がスムーズに行われるか
・動線は整理されているか
・スムーズに体験できるか etc

イベントが滞りなく進むように現場ではスタッフの案内や誘導が大切な要素になります。

またイベント中は予期せぬトラブルにも対応する必要があります。
音響設備のトラブルやスケジュールの遅れなど、その場で迅速かつ適切な対応が求められます。
イベント会場にいるスタッフの対応一つ一つがイベントの印象を左右するともいえます。

このような準備から当日の運営までをすべてを一人で、または少人数で行うのは大変なものです。
特にリアルイベント実施に慣れていない方にはハードルが高く感じられると思います。

リアルイベントを開催したい、と企画する際には
イベント運営経験豊富なパートナーに相談にしてみましょう。
リアルイベントのプロにまかせることで、細かな準備から当日のトラブル対応まで、
スムーズに対応してもらえ、リアルイベントの成功に繋がります。

8.リアルイベントプロモーションはビーツにおまかせ

ビーツはリアルイベントのプロ!

私たちビーツは、家電量販店やショッピングモールでのイベントはもちろん、屋外イベントスペースでのリアルイベントなど、多彩なイベントを運営してきました。
約40年蓄積してきたノウハウを基にリアルイベントを企画~当日の運営まで行います。
また、イベントの印象を左右するといっても過言ではない会場スタッフに関しても、
50社を超える豊富な派遣会社アライアンスを有しており、全国で最適な人材をスピーディーにアサイン可能!
リアルイベントをトータルでサポートいたします。

リアルイベントの開催をご検討・リアルイベントのついてお悩みのある方はぜひお気軽にお問い合わせください。
具体的な事例をお伝えし、開催目的に合わせたリアルイベントをご提案いたします。

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